Artifact
Artifact adalah elemen BPMN yang tidak mempengaruhi alur eksekusi — mereka tidak menggerakkan proses ke depan atau membuat keputusan. Artifact berfungsi sebagai informasi tambahan yang memperkaya pemahaman tentang proses: data apa yang digunakan, di mana data disimpan, dan catatan penjelasan.
Ada empat jenis Artifact dalam BPMN 2.0.
1. Data Object (Objek Data)
Tampilan: Ikon dokumen (persegi panjang dengan sudut terlipat)
Dihubungkan dengan: Association (···→)
Fungsi: Merepresentasikan informasi, dokumen, atau data yang digunakan, dihasilkan, atau ditransformasi oleh sebuah Activity.
Data Object vs. Data Input/Output
| Jenis | Arti |
|---|---|
| Data Object | Data yang ada dalam proses (bisa input sekaligus output) |
| Data Input | Data yang masuk ke dalam proses dari luar (ditandai dengan panah masuk) |
| Data Output | Data yang keluar dari proses ke luar (ditandai dengan panah keluar) |
Status Data Object
Data Object bisa memiliki state (status) yang ditampilkan dalam tanda kurung siku di bawah nama:
Formulir Kredit [Diisi]Formulir Kredit [Terverifikasi]Formulir Kredit [Disetujui]
Ini berguna untuk menunjukkan bagaimana status sebuah dokumen berubah sepanjang proses.
Kapan Menggunakan Data Object
Gunakan Data Object ketika:
- Dokumen atau data tertentu penting untuk dipahami oleh pembaca diagram
- Anda ingin menunjukkan apa yang diproses oleh sebuah Task
- Ada transformasi data yang perlu dikomunikasikan
- Untuk tujuan kepatuhan dan audit — menunjukkan dokumen apa yang dibutuhkan/dihasilkan
Contoh:
📄 "KTP Nasabah"
···→
[Verifikasi Identitas] ···→ 📄 "Data Terverifikasi [Valid]"
Kapan Tidak Menggunakan Data Object
Jika diagram sudah cukup jelas tanpa Data Object, tidak perlu menambahkannya. Terlalu banyak Data Object bisa membuat diagram berantakan dan sulit dibaca.
2. Data Store (Penyimpanan Data)
Tampilan: Ikon silinder/drum (seperti ikon database)
Dihubungkan dengan: Association (···→ atau ←···)
Fungsi: Merepresentasikan tempat penyimpanan data yang persisten — database, sistem, arsip, atau repositori. Berbeda dari Data Object yang mengikuti alur proses, Data Store adalah tempat yang selalu ada dan bisa diakses dari mana saja dalam proses.
Data Object vs. Data Store
| Aspek | Data Object | Data Store |
|---|---|---|
| Sifat | Mengikuti alur proses | Selalu tersedia, persisten |
| Analoginya | Dokumen yang berpindah tangan | Lemari arsip atau database |
| Contoh | "Formulir yang sedang diproses" | "Database Nasabah", "Sistem ERP" |
| Bisa diakses dari banyak titik? | ❌ (satu jalur) | ✅ (dari mana saja) |
Contoh Penggunaan
[Cari Data Nasabah] ←··· 🗄️ "Database Nasabah"
[Update Status Kredit] ···→ 🗄️ "Database Nasabah"
[Cetak Laporan] ←··· 🗄️ "Data Warehouse"
Data Store Antar Pool
Data Store bisa menjadi cara komunikasi tidak langsung antar Pool — Pool A menulis ke Data Store, Pool B membaca dari Data Store yang sama. Namun gunakan ini dengan hati-hati karena bisa menyembunyikan dependensi yang sebenarnya.
3. Text Annotation (Catatan Teks)
Tampilan: Tanda kurung siku [ terbuka di sisi kiri dengan teks di dalamnya
Dihubungkan dengan: Association (···) ke elemen yang dianotasi
Fungsi: Menambahkan penjelasan tekstual yang tidak bisa disampaikan melalui notasi BPMN saja. Ini adalah "catatan kaki" visual dalam diagram.
Kapan Menggunakan Text Annotation
- Menjelaskan kondisi yang kompleks atau aturan bisnis
- Memberikan konteks tambahan yang penting untuk dipahami pembaca
- Mendokumentasikan asumsi atau batasan
- Mencatat referensi ke dokumen, kebijakan, atau peraturan yang berlaku
Panduan Penggunaan
Gunakan secara selektif. Jika setiap elemen memiliki Annotation, diagram jadi berat dan tidak terbaca. Annotation paling berharga ketika:
- Ada hal yang tidak bisa direpresentasikan dengan notasi BPMN
- Ada keputusan desain yang membutuhkan penjelasan
- Ada referensi ke regulasi atau kebijakan spesifik
Format yang baik:
- ✅ "Berdasarkan PBI No. 23/6/PBI/2021 tentang Perlindungan Konsumen"
- ✅ "SLA: maks. 2 jam kerja. Jika terlewat, eskalasi ke Supervisor."
- ✅ "Hanya berlaku untuk nasabah dengan saldo > Rp 10 juta"
- ❌ "Task ini dilakukan oleh petugas" (sudah jelas dari Lane)
- ❌ "Ini adalah langkah verifikasi" (sudah jelas dari nama Task)
Contoh
[Hitung Skor Kredit]
···
|
[Berdasarkan model scoring internal v3.2.
Skor 0-400: Tolak. 401-600: Review manual.
601+: Setujui otomatis.]
4. Group (Kelompok)
Tampilan: Persegi panjang dengan garis putus-putus dan sudut membulat, dengan label opsional
Tidak dihubungkan dengan Association — Group langsung membungkus elemen
Fungsi: Mengelompokkan elemen-elemen yang secara logis berkaitan, tanpa mempengaruhi alur eksekusi. Group adalah penanda visual murni.
Perbedaan Group dengan Sub-Process
| Aspek | Group | Sub-Process |
|---|---|---|
| Pengaruh pada eksekusi | Tidak ada | Ya (membentuk scope baru) |
| Bisa memiliki Boundary Event? | ❌ | ✅ |
| Bisa melewati Pool/Lane? | ✅ | ❌ |
| Tujuan | Visualisasi saja | Struktural dan fungsional |
Kapan Menggunakan Group
- Menandai sekumpulan aktivitas yang merupakan satu fase/tahap proses
- Mengelompokkan aktivitas yang berkaitan untuk keperluan pelaporan atau monitoring
- Menandai area proses yang sedang direvisi atau perlu perhatian
- Mengelompokkan aktivitas yang berada di Lane berbeda tapi secara logis berkaitan
Contoh:
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
Fase 1: Pengumpulan Data
│ [Terima Berkas] → [Scan Dokumen] → │
[Input ke Sistem]
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
Ringkasan Artifact
| Artifact | Bentuk | Fungsi | Pengaruh Eksekusi |
|---|---|---|---|
| Data Object | 📄 Dokumen | Data/dokumen dalam proses | ❌ |
| Data Store | 🗄️ Silinder | Database/sistem penyimpanan | ❌ |
| Text Annotation | [ Kurung teks | Penjelasan tambahan | ❌ |
| Group | Kotak putus-putus | Pengelompokan visual | ❌ |
Prinsip Penggunaan Artifact yang Baik
-
Tambahkan nilai, bukan noise. Setiap Artifact harus menambah pemahaman. Jika diagram sudah jelas tanpa Artifact, jangan tambahkan.
-
Data Object untuk dokumen penting. Tidak semua data perlu divisualisasikan. Fokus pada dokumen yang kritis untuk proses atau audit.
-
Data Store untuk sistem yang benar-benar diakses. Jika Task mengakses database, tampilkan Data Store. Jika sudah implisit dan tidak relevan untuk pembaca, tidak perlu.
-
Text Annotation untuk hal yang tidak bisa dimodelkan. Gunakan ketika Anda terpaksa menyederhanakan sesuatu yang sebenarnya kompleks.
-
Group untuk komunikasi fasa. Sangat berguna ketika mempresentasikan diagram ke stakeholder — membuat fase-fase proses langsung terlihat.
Kembali ke: Gambaran Umum Notasi BPMN →