Manual Task

Manual Task adalah task yang dikerjakan sepenuhnya oleh manusia tanpa bantuan sistem apapun. Ini adalah pekerjaan fisik atau manual murni yang tidak melibatkan interaksi dengan aplikasi, formulir digital, atau workflow engine.

Simbol: Ikon tangan terbuka di sudut kiri atas persegi panjang sudut membulat

---

Definisi yang Tepat

Manual Task menjawab: "Pekerjaan fisik apa yang dilakukan orang ini, tanpa sistem?"

Kata kunci untuk mengenali Manual Task:

• Petugas mengantar dokumen secara fisik ke loket lain
• Teknisi memasang perangkat keras di lapangan
• Karyawan menandatangani kontrak di atas kertas
• Staff menyortir dan memfotokopi berkas fisik
• Kurir mengantarkan paket ke alamat tujuan

---

Perbedaan dengan User Task

Ini adalah pembedaan yang paling sering membingungkan:

Aspek	Manual Task	User Task
Ada sistem/aplikasi yang digunakan?	❌	✅
Bisa dikonfigurasi di BPMS?	Minimal	Penuh (form, assignee, dll.)
Engine bisa melacak progress?	❌ (tidak bisa tahu kapan selesai)	✅ (via form submission)
Contoh	Antar dokumen ke loket	Input data di aplikasi
Cocok untuk	Dokumentasi proses lapangan	Proses yang dijalankan di BPMS

---

Perilaku di BPMS

Manual Task memiliki perilaku khusus yang perlu dipahami:

Tidak ada form, tidak ada antrian tugas. Ketika BPMS mencapai Manual Task, engine tidak bisa memantau kapan task tersebut selesai secara otomatis. Beberapa BPMS mengimplementasikan Manual Task sebagai task yang langsung selesai secara otomatis (seperti None Task), karena memang tidak ada interaksi sistem yang bisa dimonitor.

Implikasi praktis:

• Manual Task berguna untuk dokumentasi dan komunikasi — menunjukkan dalam diagram bahwa ada pekerjaan manual
• Untuk monitoring di BPMS, pertimbangkan apakah Manual Task perlu dilengkapi dengan User Task "Konfirmasi Selesai" setelahnya
• Berguna untuk menghitung estimasi waktu proses keseluruhan (termasuk waktu kerja manual)

---

Kapan Menggunakan Manual Task

Gunakan Manual Task ketika:

1. Mendokumentasikan proses as-is yang masih banyak pekerjaan fisiknya

   "Proses di kantor kami masih banyak yang manual — kami ingin mendokumentasikannya secara akurat sebelum digitalisasi"

2. Proses hybrid yang menggabungkan aktivitas digital dan fisik

   Proses pengajuan yang sebagian dilakukan online, sebagian masih membutuhkan pengiriman dokumen fisik

3. Pekerjaan lapangan yang tidak mungkin dilakukan via sistem

   Pemasangan kabel jaringan, pengecekan fisik gudang, pengiriman barang

4. Audit trail untuk aktivitas yang perlu tercatat meskipun tidak bisa diotomasi

   Verifikasi fisik yang dilakukan auditor di lapangan

Jangan Gunakan Manual Task ketika:

• Ada sistem/aplikasi yang digunakan (→ User Task)
• Pekerjaan sepenuhnya otomatis (→ Service Task)
• Anda ingin BPMS bisa memantau dan menugaskan task (→ User Task)

---

Contoh Konteks Indonesia

Perbankan: Proses Pembukaan Rekening (Cabang)

[User Task: Input Data di Sistem Core Banking]
    ↓
[Manual Task: Cetak dan Tanda Tangani Perjanjian]
    ↓
[Manual Task: Fotokopi KTP dan Dokumen Pendukung]
    ↓
[Manual Task: Serahkan Buku Tabungan ke Nasabah]
    ↓
[User Task: Update Status di Sistem]

Pemerintahan: Pelayanan Perizinan Konvensional

[Manual Task: Ambil Formulir di Loket]
    ↓
[Manual Task: Isi Formulir Secara Manual]
    ↓
[Manual Task: Serahkan ke Petugas Verifikasi]
    ↓
[User Task: Petugas Input ke SIMDALOP]

Konstruksi: Inspeksi Lapangan

[Manual Task: Inspeksi Kondisi Fisik Bangunan]
    ↓
[Manual Task: Foto Kondisi Lapangan]
    ↓
[Manual Task: Isi Formulir Inspeksi Kertas]
    ↓
[User Task: Upload Hasil Inspeksi ke Sistem]

---

Manual Task dalam Transformasi Digital

Manual Task sangat berharga dalam konteks pemetaan proses as-is sebelum digitalisasi. Dengan memodelkan Manual Task secara eksplisit, organisasi bisa:

1. Mengidentifikasi bottleneck manual — langkah mana yang paling lambat karena ketergantungan pada kerja fisik
2. Menghitung potensi penghematan — berapa jam kerja yang bisa dipangkas jika Manual Task X diotomasi
3. Membuat roadmap digitalisasi — Manual Task mana yang perlu diubah menjadi User Task atau Service Task

Contoh analisis:

Task	Tipe Saat Ini	Rata-rata Waktu	Target To-Be
Isi formulir permohonan	Manual Task	30 menit	User Task (form online)
Antar berkas ke loket	Manual Task	20 menit	Dihilangkan (upload digital)
Verifikasi dokumen	Manual Task	45 menit	User Task + Service Task (OCR)
Tanda tangan persetujuan	Manual Task	10 menit	User Task (tanda tangan digital)

---

Selanjutnya: Service Task →